ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker که با ظاهر و ساختار کاملا متفاوتی با نسخه های قبلی آن ارایه شده است، به مرور زمان در حال مطرح شدن در سازمان ها است. این نرم افزار از قدرت امنیتی بالاتر، امکانات بیش تر در مدل سازی فرآیندها با BPMN2.0، ظاهر و داشبوردهای کاربر پسند و توانمندی های بالایی برخوردار است. محیط اجرا و طراحی فرآیندها و فرم ساز پراسس میکر 4 به کلی با ورژن های قبلی متفاوت بوده و در نتیجه یک نرم افزار BPMS کاملا جدید به حساب می آید. جهت نصب و راه اندازی این نسخه از نرم افزار ProcessMaker می توانید آن را از این لینک دانلود و نصب پروسس میکر 4 دریافت نمایید.

فارسی ساز ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker یک ماژول نرم افزاری است که برای ترجمه و تغییر زبان و رابط کاربری نرم افزار پراسس میکر نسخه 4 به زبان فارسی استفاده می‌شود. به عبارتی این ماژول نرم افزاری به کاربران این امکان را می دهد تا بدون نیاز به دانش فنی و برنامه نویسی، محیط پروسس میکر 4 و فرم های فرآیندها را به صورت کاملا فارسی و راست چین مشاهده کنند. این ابزار شامل فایل ‌های ترجمه و قالب‌ های رابط کاربری است که برای این منظور به صورت تعبیه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه ماژول فارسی ساز نرم افزار پروسس میکر 4، امکان بومی سازی و فارسی سازی این نرم افزار را برای سازمان ها و کاربران ایرانی فراهم کرده است. این فارسی ساز با طراحی و محیطی فارسی و کاربرپسند، می تواند به سازمان ها و مدیران کمک کند تا نرم افزار پراسس میکر 4 را به عنوان یک نرم افزار BPMS بومی و فارسی در سازمان خود راه اندازی و اجرایی نمایند.

از دیگر خدمات ما در گروه مدیریت فرآیند پارس در زمینه نرم افزار پروسس میکر 4 می توان به برگزاری دوره آموزشی ساخت فرآیند در ورژن 4 پراسس میکر و همچنین خدمات پیاده سازی و ساخت فرآیند در این نرم افزار اشاره کرد.

بسیاری از سازمان ها به خصوص در شرکت های پروژه محور و حوزه EPC، پرسنل سازمان همه روزه بر روی فعالیت ها و پروژه های مختلفی کار می کنند. در این سازمان ها برای مدیران اهمیت دارد که میزان کارکرد پرسنل خود را در زمان حضور در شرکت و میزان کار بر روی هر پروژه ارزیابی کنند.

فرآیند تایم شیت که در سازمان های مشابه توسط گروه مدیریت فرآیند پارس در این راستا تحت نرم افزار پروسس میکر (ProcessMaker) پیاده سازی شده است، این امکان را فراهم می سازد تا هر یک از پرسنل سازمان در هر روز با ثبت تایم شیت خود، مشخص کند که از چه ساعتی تا چه ساعتی بر روی چه پروژه یا فعالیتی در سازمان کار کرده است. در نهایت مواردی همچون میزان کارکرد کل هر شخص در هر روز، مدت زمان اتلاف وقت و ... توسط نرم افزار به صورت خودکار محاسبه می گردد.

همچنین مدیران در بلند مدت می توانند گزارشات مختلفی از میزان کارکرد مفید هر شخص و یا میزان کل کار سازمان بر روی یک پروژه را از نرم افزار دریافت کنند.

لازم به ذکر است که این فرآیند می تواند با اتصال به نرم افزار حضور و غیاب سازمان، ساعت ورود و خروج هر فرد به سازمان در هر روز را دریافت کرده و در تایم شیت نمایش دهد. بدین ترتیب پرسنل در همان بازه زمانی حضور خود در شرکت کارکرد خود را ثبت می نمایند. همچنین گزینه دورکاری نیز بر روی فرم برای پرسنلی که در شرکت حضور فیزیکی نداردن، میسر می باشد.

جهت مشاهده فرآیند پیاده سازی شده و نحوه عملکرد آن می توانید ویدیوی فرآیند ثبت تایم شیت عملکرد پرسنل در نرم افزار ProcessMaker را از این لینک مشاهده نمایید. همچنین شما می توانید با این محصول در صفحه پکیج تایم شیت پروسس میکر به طور کامل آشنا شوید و آن را خریداری نمایید.

گروه مدیریت فرآیند پارس با سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی، مدیریت اسناد مهندسی، ساختمانی، مدیریت جلسات و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) است و می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندها در پروسس میکر کمک کند.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

تعیین فرآیندهای کاری:

BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کاری مورد نیاز برای پروژه خود را تعریف و مدیریت کنید. این شامل تعیین گام‌ها، وظایف، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی‌ها است.

کنترل پروژه و نظارت:

کنترل پروژه در راستای تحقق اهداف پروژه، شاخصهای اصلی عملکرد که شامل بودجه، زمان، کیفیت و اثربخشی است را رصد می‌کند. با استفاده از نرم افزار BPMS ، میتوان اطلاعاتی در خصوص برنامه‌ریزی و کنترل کارگاهی، زمانبندی پروژه، کنترل و تضمین کیفیت، گزارش پیشرفت ریالی و فیزیکی و… را در اختیار داشت.

اجرای و مانیتورینگ پروژه:

با استفاده از BPMS، می‌توانید فرآیندهای پروژه را اجرا کرده و پیشرفت آن‌ها را مانیتور کنید. این به شما کمک می‌کند تا به راحتی وضعیت پروژه را در طول زمان مشاهده و ارزیابی کنید.

مدیریت قراردادها:

سیستمی است که برای ثبت اطلاعات قراردادها، انجام عملیات مالی مرتبط، ثبت صورت وضعیت‌ها و گزارش گیری اطلاعات مورد نیاز استفاده می‌شود.

مدیریت اسناد مهندسی و آرشیو فنی:

از آنجا که اسناد و مدارک یک پروژه آیتم های اصلی یک سازمان مهندسی هستند، استفاده از یک سامانه مدیریت اسناد مهندسی در جلوگیری از اتلاف زمان، انرژی و منابع مالی نقش بسزایی دارد. با استفاده از نرم افزار BPMS تمامی اسناد و مدارک پروژه بدون محدودیت در حجم و تعداد اسناد، پردازش و مدیریت می‌شود.

استانداردسازی فرآیندها:

BPMS به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهای کاری خود را بر اساس استانداردهای مشخص تعریف کنید و اجرا کنید. این باعث بهبود کیفیت، کارایی و قابلیت اطمینان فرآیندها می‌شود.

مدیریت فروش:

امکاناتی از قبیل مدیریت ارتباط با مشتری، ارائه بانک اطلاعات مشتریان و کارکنان مشتریها، ثبت سفارشها، مدیریت رضایت از مشتری، مدیریت اعتبار مشتریان، ارزيابي هوشمند مشتريان و …

استفاده از گزارش‌ها و آمارها:

نرم افزار BPMS معمولاً امکانات گزارش‌گیری قوی دارد که به شما کمک می‌کند تا عملکرد پروژه را تحلیل کرده و آمارها و گزارش‌های مربوط به آن را بدست آورید.

مدیریت منابع انسانی:

مدیریت نیروهای انسانی در جهت پیشبرد اهداف سازمان است. مدیریت منابع انسانی باعث بهره وری بیشتر سازمان و رضایت مشتریان می‌شود.

مکاتبات پروژه:

هر پروژه اسناد و مدارک خاص خود را داراست، تمامی مکاتبات و مستندات پروژه با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری قابل ثبت، بایگانی و ارائه می‌باشد.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها:

BPMS معمولاً قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌ها و ابزارهای مورد استفاده در سازمان را دارد، که این امکان را فراهم می‌کند که اطلاعات و داده‌های مربوط به پروژه را با سایر سیستم‌ها به‌طور خودکار به اشتراک بگذارید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

اتوماتیک‌سازی فرآیندها: خودکار کردن وظایف تکراری و کاهش نیاز به دخالت انسانی.

افزایش کارایی: بهبود زمان‌بندی و تخصیص منابع بهینه‌تر.

شفافیت بیشتر: ایجاد شفافیت در فرآیندها و شناسایی مشکلات و نقاط ضعف.

بهبود کیفیت: کاهش خطاها و افزایش کیفیت خروجی‌ها.

انطباق با قوانین و مقررات: کمک به سازمان‌ها در تطبیق با قوانین و مقررات مختلف.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

آنچه که در طراحی فازی یک فرایند مهم است تبدیل فضای ریاضی و دقیق اطلاعات به داده هایی است که مفاهیم غیرریاضی و زبانی در آن است. به بیان دیگر عملیات نگاشت (Mapping) داده های واقعی بانک اطلاعاتی به مفاهیم زبانی است.

برای درک بهتر این مفهوم مثالی بیان می کنیم، در حوزه منابع انسانی و ارزیابی عملکرد پرسنل داشته باشیم. فرض کنید می خواهیم بر اساس شاخصهایی پرسنل را دسته بندی کنیم. این دسته بندی شامل “پرسنل خیلی خوب” ، “پرسنل معمولی” و “پرسنل ضعیف” هستند. شاخصهای ارزیابی هم هر کدام دارای نمره و البته وزنی متفاوت است. حاصل جمع نمره های ضرب شده در وزن هر شاخص، عدد ارزیابی پرسنل است.حال این عدد را بر اساس عملیات نگاشت (Mapping) دسته بندی می کنیم. به عنوان مثال نمره بین ۸۰ تا ۱۰۰ را برای “پرسنل خیلی خوب” در نظر می گیریم و به همین روال برای سایر دسته بندی ها. تعریف این مفاهیم توسط نفری که مسلط به فرایند منابع انسانی است تعریف می شود و در اختیار کاربرانی که آشنایی با این فرایند ندارند قرار می گیرد تا بتوانند به لحاظ ادراکی منابع انسانی خود را رصد کنند.

 https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

قدمهای ساخت BPMS فازی :

• در یک BPMS نرم افزار فازی در مرحله اول همانند تمام BPMS ها طراحی فرمها و ساخت MIS است. فرمهای ورود اطلاعات همانند یک نرم افزار کاربردی استاندارد ساخته می شود. این فرمها توسط کاربران مختلف پر شده تا اولین بخش از پازل BPMS فازی شکل بگیرد.
• پس از این مرحله نوبت به آن می رسد که گزارشهای ریاضی بر حسب هر فرایند ساخته شود. خروجی این گزارش از داده هایی است که در مرحله قبلی وارد شدند. با کمی پردازش روی این داده، اطلاعات لازم جهت سیستم نگاشت (Mapping) حاصل می شود.
• در گام سوم بایستی فرمهایی ساخته شود که عملیات نگاشت از اطلاعات ریاضی یا به مفاهیم زبانی و ادراکی تبدیل کند. ورود اطلاعات توسط خبره هر فرایند صورت می گیرد. در نهایت هم گزارشهای فازی ارتباطی بین فرمهای نگاشت و گزارشهای ساخته شده در فاز دوم را قابل بهره برداری است. با این گزارشهای فازی، کاربران می توانند بدون داشتن آگاهی وضعیت فرایندها را درک کنند.

1. واسط و تجربه کاربری نرم افزار

واسط کاربری در نسخه 3 پراسس میکر از ظاهری مناسب و راحت برخوردار است، اما جذابیت های آن برای کاربر به نسبت نسخه 4 ممکن است کمتر باشد. محیط فرم ساز ورژن 3 و 4 هر دو responsive و انعطاف پذیر هستند، حال آنکه در نسخه 4 علاوه بر فرم ساز، تمامی قسمت ها از جمله کارتابل نرم افزار نیز دارای ظاهری responsive و منعطف با انواع دستگاه های PC و موبایل می باشد.

2. معماری و زیرساخت نرم افزار

در پراسس میکر ورژن 3 ما معماری سنتی و کلاسیک مبتنی بر PHP را مشاهده می کنیم، در حالی که در ورژن 4 معماری پراسس میکر مبتنی بر میکروسرویس ها و فریم‌ورک PHP لاراول است. ساختار به شدت حرفه‌ای‌تر و بهینه تری که امکان پردازش سریع تری را برای کاربران در استفاده از نرم افزار با مقیاس سازمانی بزرگ پوشش می دهد.

3. امنیت نرم افزار

امنیت نرم افزار پروسس میکر در نسخه 4 به نسبت نسخه 3 آن به شدت افزایش پیدا کرده است که معماری و ساختار حرفه ای آن نیز در این امر به شدت دخیل می باشد.

4. پشتیبانی از مدلسازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0

نرم افزار ProcessMaker در نسخه 3 به کاربران امکان استفاده و به کارگیری از استاندارد BPMN 2.0 را جهت مدلسازی و طراحی فرآیندها می دهد، اما در برخی نمادها شاهد عدم پشتیبانی کامل این نسخه از نرم‌افزار هستیم. در مقابل، نسخه 4 پروسس میکر از کلیه نمادها و امکانات موجود در استاندارد BPMN 2.0 به طور کامل پشتیبانی کرده و طراح فرآیند می تواند از تمامی نمادها در مدلسازی فرآیند خود استفاده نماید. این مزیت پروسس میکر 4 برای شما امکان طراحی فرآیندهای پیشرفته را به واسطه BPMN 2.0 میسر می سازد.

5. امکانات فرم ساز ProcessMaker

هر دو نسخه 3 و 4 نرم افزار پروسس میکر امکان طراحی فرم های فرآیند را در محیطی گرافیکی و low code برای شما فراهم می سازند، با این حال نسخه 4 نیاز کاربر به کدنویسی را در بسیاری از حالت ها کاهش داده است. به عنوان مثال، مواردی همچون Validation ها که در نسخه 3 در قالب Regular Expression و یا جاوااسکریپت می توان به فیلدهای فرم اضافه کرد را در نسخه 4 بدون نیاز به کدنویسی می توان استفاده نمود. همچنین جذابیت های دیگر و به روزتری در control های وب فرم ساز ورژن 4 وجود دارد که می تواند برای کاربران در طراحی فرم ها جذاب به شمار رود.

لازم به ذکر است که هر دو ورژن 3 و 4 امکان کدنویسی CSS و Javascript را نیز جهت استفاده کاربر در محیط فرم ساز فراهم ساخته اند.

با وجود موارد ذکر شده، فرم ساز ورژن 3 پروسس میکر دسترسی به نوشتن کوئری مستقیم به دیتابیس ها (همچون SQL و MySQL) را در اختیار کاربر گذاشته است، حال آنکه این امکان در ورژن 4 به دلیل افزایش موارد امنیتی وجود ندارد و هر گونه ارتباطی با پایگاه های داده تنها به وسیله API ها یا کدنویسی PHP و Node JS میسر خواهد بود. این ویژگی با وجود ملاحظات امنیتی و حرفه ای تر در این نرم افزار، اما با این حال می تواند یکی از محدودیت های مهم در ورژن 4 پروسس میکر برای شما تلقی شود.

6. قابلیت ورژنینگ (Versioning)

برخلاف نسخه 3 پراسس میکر که در آن خبری از قابلیت ورژنینگ نبود، اما نسخه 4 این نرم افزار از ورژنینگ در فرآیندها به طور دقیق پشتیبانی می کند. ورژنینگ به شما این امکان را می دهد تا در صورت ایجاد تغییری در فرآیند یا فرم ها، اجراها و caseهای قبلی دچار تغییر نشوند و با همان ورژن قبلی خود ادامه یابند و تنها درخواست های جدید مشمول این تغییرات ورژن جدید فرآیند گردند.

7. وضعیت وابستگی فرم ها و اسکریپت ها به فرآیند

ساختار توسعه فرآیندها در پراسس میکر ورژن 3 به این صورت است که فرم ها و یا اسکریپت های برنامه نویسی (تریگرها) وابسته به هر فرآیند هستند. به عنوان مثال شما نمی توانید فرمی که در یک فرآیند طراحی کرده اید را در فرآیند دیگری نیز فراخوانی و استفاده کنید. این امر نیازمند ایجاد فرم دیگری در فرآیند دوم می باشد.

در ورژن 4 پراسس میکر کلیه فرم ها و اسکریپت ها مستقل از فرآیندها هستند. به عنوان مثال شما می توانید یک فرم و یا اسکریپت PHP را ایجاد کرده و در چندین فرآیند از آن استفاده نمایید.

8. محیط برنامه نویسی نرم افزار

ورژن 4 نرم افزار ProcessMaker از محیط برنامه نویسی به شدت حرفه ای تر و قدرتمندتری به نسبت ورژن 3 بهره مند است. شما می توانید در محیط Scripts در پروسس میکر 4 از کدهای حرفه ای PHP، Node JS و یا Lua استفاده کرده و با استفاده از امکانات آن محیط، کدهای خود را build و debug نمایید.

9. یکپارچه سازی فرآیندها با دیگر نرم افزارها

هر دو ورژن 3 و 4 نرم افزار پروسس میکر امکان یکپارچه سازی فرآیندها را با سایر سیستم های نرم افزاری سازمان دارند. با این حال، این امکان در پروسس میکر ورژن 3 ساده تر و راحت تر از ورژن 4 است که این به دلیل افزایش ملاحظات امنیتی و ساختار اصولی تر در ورژن 4 نرم افزار است. در ورژن 4 بر خلاف ورژن 3، شما امکان تعریف کانکشن دیتابیس در فرآیند و ثبت query جهت اتصال مستقیم به سایر دیتابیس ها را ندارید و این کار تنها به واسطه API و به کارگیری از محیط اسکریپت های برنامه نویسی می تواند صورت گیرد.

10. داشبوردهای مدیریتی

نسخه 4 پروسس میکر نسبت به نسخه 3 این نرم افزار، دارای برخی داشبوردهای مدیریتی در نرم افزار است که به کاربر ادمین دسترسی نظارت بر درخواست های در حال اجرا و مانیتورینگ را می دهد. همچنین گزارش log امنیتی در خصوص فعالیت کاربران در نرم افزار نیز برای ادمین قابل مشاهده می باشد.

افزایش سرعت و بهبود کارآیی

اولین مزیت و تاثیر مثبت استفاده از نرم افزار پروسس میکر و طراحی و خودکارسازی فرایندها به کمک آن، افزایش سرعت فرایندها و کارها و همچنین حذف مراحل اضافه و و بهبود کارایی فرایندها است؛ سازمان‌ها و کسب و کارها به کمک این نرم‌افزار و طراحی و مدل‌سازی فرایندها، می‌توانند مراحل اضافی آن‌ها را شناسایی کرده و حذف نمایند، تا فرایندها به شکل بهینه‌تری در سازمان به گردش در بیایند.

افزایش شفافیت سازمانی

با طراحی گرافیکی و مدلسازی فرایندها در نرم افزار پروسس میکر ProcessMaker، سازمان‌ها و کسب و کارها قادر به نمایش واضح و شفاف فرایندها به اعضای سازمان و ارباب رجوع هستند، که این امر موجب افزایش شفافیت سازمانی و اعتمادسازی می‌گردد؛ شایان ذکر است که نمایش گرافیکی فرایندها، به درک آن‌ها توسط کاربران نیز کمک می‌کند و همکاری و هماهنگی سازمانی را افزایش می‌دهد.

کاهش خطاهای انسانی

با حذف دستی فرایندها و طراحی و مدل‌سازی دقیق آن‌ها، خطاهای انسانی که در طول فرایند رخ می دادند، به حداقل می‌رسند و این امر به نوبه خود موجب افزایش کیفیت و بهره‌وری فرایندها می‌گردد.

افزایش انعطاف پذیری سازمان

به کمک نرم افزار پروسس میکر، سازمان‌ها و کسب و کارها می‌توانند هر زمان که نیاز داشتند، به سرعت فرایندها را متناسب با شرایط و نیازهای جدید اصلاح نمایند و تغییر دهند؛ این امر موجب افزایش انعطاف‌پذیری سازمان‌ها در برابر تغییرات و اصلاحات می‌گردد.

افزایش یکپارچگی نرم افزاری سازمانی

همان‌طور که پیش‌تر اشاره کردیم، نرم افزار ProcessMaker قابلیت اتصال به سامانه‌ها و نرم‌افزارهای دیگر را دارد و می‌تواند به کمک این قابلیت، اطلاعات و داده‌های مختلف را هنگام نیاز فراخوانی کند؛ این قابلیت موجب افزایش یکپارچگی نرم افزاری در سازمان می‌گردد.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید. این مزیت که سازمان می تواند با کمترین هزینه یک نرم افزار BPMS را با هر تعداد کاربر و فرآیندی راه اندازی کند، یک مزیت بزرگ برای بسیاری از سازمان ها تلقی می گردد.

فارسی سازی و بومی سازی نرم افزار پراسس میکر

فارسی ساز نرم افزار ProcessMaker در واقع یک ماژول نرم افزاری است که برای ترجمه و تغییر زبان و رابط کاربری نرم افزار ProcessMaker به زبان فارسی استفاده می‌شود. با استفاده از این ابزار، کاربران قادر خواهند بود تا به راحتی و بدون نیاز به دانش فنی، رابط کاربری و فرم های نرم افزار را به ساختار و زبان فارسی تغییر دهند. این ابزار شامل فایل ‌های ترجمه و قالب‌ های رابط کاربری است که برای این منظور به صورت تعبیه شده در نرم افزار ProcessMaker وجود دارند.

گروه مدیریت فرآیند پارس با ارایه یک ماژول فارسی ساز نرم افزار پروسس میکر، امکان فارسی سازی و شخصی سازی کلیه فرم ها و منوهای آن را برای سازمان ها فراهم ساخته است. ماژول فارسی ساز مدیریت فرآیند پارس با یک رابط کاربری کاربرپسند به سازمان ها این امکان را می دهد تا از نرم افزار ProcessMaker علاوه بر پیاده سازی فرآیندها، به عنوان کارتابل فرآیندهای کسب و کار خود استفاده کنند.

هشت گام برای مدیریت فرآیندهای کسب و کار از طریق نرم افزار های BPMS ارایه شده که به ترتیب عبارتند از:
1. شناسایی فرآیندهای مورد نیاز برای سیستم مدیریت
2. تعیین توالی و تعامل بین فرآیندها
3. تعیین معیارها و روش های لازم جهت ارزیابی عملکرد فرآیندها
4. اجرای فرآیندها
5. اطمینان از در دسترس بودن منابع و اطلاعات لازم جهت پشتیبانی فرآیندها
6. اجرای فرآیندها
7. اجرای پایش و اندازه گیری و تحلیل فرآیندها
8. انجام اقدامات لازم جهت بهبود مستمر فرآیندها

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

اگر شما به عنوان یک عضو تصمیم گیرنده در مجموعه خود، در حال اقدام به خرید یک نرم افزار BPMS هستید، باید در نظر داشته باشید که انتخاب شما می تواند باعث ایجاد تحولی سرنوشت ساز در مسیر حرکت مجموعه شود. چرا که اگر انتخاب نادرستی داشته باشید، نگرش کل سازمان نسبت به مقوله ی BPMS منفی خواهد شد.
البته این اتفاق منهای مشکلات ناشی از پرداخت هزینه های مربوط به خرید و پشتیبانی و نگهداری نرم افزار است .
 https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

خرید ناموفق نرم افزار در هر مجموعه ای تبعاتی را به دنبال خواهد داشت که گاها جلب رضایت مجدد سطوح مختلف مجموعه برای خرید نرم افزار جدید را با مشکل مواجه می کند.
با توجه به اینکه در هر مجموعه ای برخی از سطوح نسبت به پیاده سازی نرم افزارها از خود مقاومت نشان می دهند، برای حصول نتیجه باید مشکلات ناشی از این مسئله را به حداقل برسانید.
از سویی دیگر در اغلب موارد امکان تبدیل فرآیندها از یک نرم افزار BPMS به نرم افزار BPMS دیگر وجود ندارد. در شرایطی که از نرم افزارهای BPMS  استاندارد استفاده کنید، ممکن است بتوانید مدل های فرآیندی ترسیم شده را از یک BPMS به BPMS دیگر منتقل کنید، اما امکان انتقال نتایج حاصل از اجرای فرآیندها وجود ندارد.
پس پیش از شروع به کار باید زمانی را برای مشاوره با متخصصان حوزه BPMS اختصاص دهید .

سیستم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS)، ابزاری برای طراحی و بهینه سازی سیستماتیک فرآیندهای کسب و کار است. این ابزار قادر به مدل سازی، پیاده سازی و خودکارسازی فرآیندهای کسب و کار با هدف ایجاد حداکثر کارایی و اثربخشی، حداقل خطا و جلوگیری از گم شدن روابط هستند. با بلوغ سیاست های BPM، ابزارهای متنوعی برای سازمان ها در سطح جهان ارائه شده است. همزمان با ظهور این ابزارها و تنوع بالای فواید و قابلیت های هرکدام، چالش پیدا کردن مناسب ترین BPMS همواره خودنمایی می کند.
در این مطلب سعی داریم تعدادی از محبوب ترین و معروف ترین ابزارهای BPMS جهانی را معرفی کنیم و سپس مقایسه ای بین این ابزارها از نظر متریک های مقایسه ای ارائه دهیم. این مقایسه در انتخاب ابزار مناسب با نیازها و ویژگی های بومی BPMS، کمک شایانی به خریداران و استفاده کنندگان نرم افزار BPMS خواهد کرد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App
امروزه اکثر BPMS ها قادر به پشتیبانی از پیچیدگی های مورد نیاز و ویژگی های جدید و عمومی مثل user-friendly بودن،‌ مبتنی بر cloud بودن و پشتیبانی از یکپارچه سازی با ابزارهای مختلف هستند، اما باز هم از جهت برخی خصوصیات کلیدی و جزيی تفاوت هایی بین آنها وجود دارد.
مطالعه G2 Crowd  مروری جامع و مقایسه ای بر روی رایج ترین ابزارهای  BPMSدنیا  با توجه به نوع سازمان ها انجام داده است. بر این اساس و با توجه به ماهیت سازمان، انتخاب ابزار مناسب کاری آسان خواهد بود.
پنج ابزاری که به عنوان محبوب ترین BPMS های جهانی شناخته شده اند، به قرار زیر هستند:
１-    Bizagi:
یک سیستم قدرتمند مدیریت فرآیند است که سه محصول مجزا ارائه می دهد:  Bizagi modeler, Bizagi studioو Bizagi engine. دارای آیتم  on-premise است و از cloud هم پشتیبانی می کند. مدل سازی این ابزار هم بر مبنای BPMN2 است که یک گزینه مناسب برای طراحان فرآیند می باشد. برنامه های Bizagi Studio و Bizagi Modeler رایگان هستند، اما Bizagi Engine براساس تعداد کاربر دارای هزینه است.
２-    ProcessMaker:
ابزاری برای طراحی، خودکارسازی و استقرار فرآیندهای کسب و کار و جریان کارها است. این ابزار دارای سه ویژگی شاخص متن باز بودن (open source)،  on-premise بودن و پشتیبانی از cloud است. در میان ابزارهای دیگر BPMS به ندرت می توان ابزاری را یافت که از هر سه این ویژگی ها پشتیبانی کند. ProcessMaker یک گزینه خوب برای استفاده شرکت ها، ارگان های دولتی و سازمان های آموزشی است. طراحی فرآیند بر اساس استاندارد BPMN2 انجام می شود که برای اکثر فعالان این حوزه آشنا و قابل فهم است.
این ابزار دارای دو نسخه Community و Enterprise است که اولی رایگان و دومی غیررایگان می باشد. ویژگی متن باز بودن ProcessMaker این امکان را برای سازمان ها فراهم می سازد تا بتوانند آن را به عنوان به راحتی خصوصی سازی نمایند. با توجه به رایگان و متن باز بودن، این ابزار برای سازمان های ایرانی (در شرایط فعلی تحریم ها) می تواند یکی از بهترین گزینه ها به حساب رود.
３-    Kissflow:
ویژگی شاخص این ابزار، راحتی استفاده از آن به دلیل عدم وابستگی به کم ترین میزان کد نویسی است. در واقع برای کار با این ابزار، نیاز به دانستن و مهارت در هیچ زبان برنامه نویسی نیست. تمام کدها را حذف کرده و قابلیت استفاده برای هر کسی را دارد. طراحی جریان کارها به وسیله drag and drop انجام می شود و نیاز به دانستن هیچ زبانی برای طراحی فرم و فرآیند نیست. واسط کاربری بسیار راحت و روانی دارد و می تواند انواع چالش های فرآیند را پاسخ گو باشد (مثل قابلیت یکپارچه سازی و ‌شرایط خاصی برای تنظیمات سفارشی)
４-    ZohoCreator:
یک ابزار low-code برای سکوهای موبایل تبلت و وب است. این ابزار برای محصولات مبتنی بر cloud بسیار شناخته شده است و می تواند فرآیندها را خیلی راحت و با کد بسیار کم ایجاد نماید.
５-    Nintex:
یک ابزار مبتنی بر Sharepoint  برای طراحی وخودکارسازی فرآیندها است. طراحی فرایند در این ابزار مبتنی بر BPMN نیست. به تازگی نیز از آیتم Cloud پشتیبانی می کند.

مدیریت فرایند کسب و کار یا Business Process Management  یا  BPM رشته ای است که شامل ترکیبی از مدل سازی، اتوماسیون، اجرا، کنترل، اندازه گیری و بهینه سازی جریان فعالیت های تجاری برای حمایت از اهداف سازمانی، کارکنان، مشتریان و همکاران در داخل و خارج از مزهای سازمانی می‌باشد.

یک رویکرد ساختاریافته با هدف بهبود کیفیت محصول و خدمات است. تلاش دارد تا فرآیندهای سازمان را با استراتژی سازمان همسو نگه دارد و در پی آن به هدفی بزرگ‌ تر یعنی رضایت مشتری برسد. BPM تلاش می‌کند اثرات فرآیندهای کسب و کار یک سازمان را تحلیل کند، آنها را بهبود دهد و در برخی مواقع آنها را قابل پیش‌بینی کند.

بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار (BPM) مزایای زیادی برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از این مزایا عبارتند از:

افزایش بهره‌وری: با بهینه‌سازی فرآیندها، مراحل غیرضروری حذف می‌شوند و وظایف به شکل موثرتری انجام می‌شوند، که به افزایش بهره‌وری کارکنان منجر می‌شود.

کاهش هزینه‌ها: از طریق بهبود فرآیندها و حذف فعالیت‌های بی‌ارزش، هزینه‌های عملیاتی کاهش می‌یابد.

افزایش کیفیت: بهینه‌سازی فرآیندها می‌تواند به بهبود کیفیت محصولات و خدمات ارائه شده منجر شود، زیرا خطاها و نواقص کمتری رخ می‌دهد.

بهبود انعطاف‌پذیری: سازمان‌ها می‌توانند سریع‌تر به تغییرات بازار یا نیازهای مشتریان پاسخ دهند، زیرا فرآیندهای بهینه‌شده انعطاف‌پذیرتر هستند.

ارتقای رضایت مشتری: با بهبود کیفیت و کاهش زمان تحویل محصولات و خدمات، سطح رضایت مشتریان افزایش می‌یابد.

شفافیت بیشتر: فرآیندهای بهینه‌شده معمولاً به‌طور دقیق‌تری مستند می‌شوند که این باعث افزایش شفافیت در سازمان می‌شود.

مدیریت بهتر منابع: با بهینه‌سازی فرآیندها، منابع به‌طور کارآمدتری تخصیص داده می‌شوند و از هدررفت آنها جلوگیری می‌شود.

کاهش زمان انجام کارها: با کاهش تعداد مراحل و بهینه‌سازی جریان کار، زمان انجام پروژه‌ها و فعالیت‌ها کاهش می‌یابد.

افزایش رقابت‌پذیری: سازمانی که فرآیندهای بهینه‌تری دارد، می‌تواند به شکلی موثرتر و کارآمدتر در بازار رقابت کند.

بهینه‌سازی فرآیند کسب و کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا عملکرد بهتری داشته باشند و در بازارهای پویا و رقابتی موفق‌تر عمل کنند.

نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) یکی از مهم ترین نرم افزارهای مدیریت فرآیندهای کسب و کار (نرم افزار BPMS) است که طی سال های اخیر در سازمان‌های ایرانی مخاطبان زیادی پیدا کرده است. یکی از مهم ترین دلایل محبوبیت این نرم افزار، رایگان بودن و متن باز بودن (Open Source) آن است و به همین دلیل شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای بابت خرید لایسنس جهت تعریف فرآیند و کاربر در نرم افزار ندارید و می‌توانید به تعداد نامحدودی کاربر و یا فرآیند ایجاد نمایید. این مزیت که سازمان می تواند با کمترین هزینه یک نرم افزار BPMS را با هر تعداد کاربر و فرآیندی راه اندازی کند، یک مزیت بزرگ برای بسیاری از سازمان ها تلقی می گردد.

یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با ProcessMaker می‌تواند به شما کمک کند تا فرآیندهای کسب و کار خود را خودکار و کارآمد کنید. ProcessMaker یک پلتفرم مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPM) است که به شما اجازه می‌دهد فرآیندهای پیچیده را به صورت بصری طراحی، اجرا و نظارت کنید. برای یکپارچه‌سازی و گزارش‌گیری با استفاده از ProcessMaker، می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:

طراحی فرآیندها: با استفاده از ابزارهای گرافیکی ProcessMaker، فرآیندهای کسب و کار خود را طراحی کنید. این فرآیندها می‌توانند شامل وظایف، فرم‌ها، تصمیم‌گیری‌ها و تعاملات مختلف باشند.

اتصال به منابع داده: برای یکپارچه‌سازی، می‌توانید ProcessMaker را به سیستم‌ها و منابع داده‌های مختلف متصل کنید. این اتصالات می‌توانند شامل پایگاه‌های داده، وب‌سرویس‌ها و سیستم‌های ERP باشند.

تعریف APIها: برای ارتباط با سیستم‌های خارجی، می‌توانید از APIهای ProcessMaker استفاده کنید. این APIها به شما امکان می‌دهند تا داده‌ها را از سیستم‌های مختلف بازیابی یا به آنها ارسال کنید.

بهترین راهکار برای مقابله با این چالش‌ها، استفاده از نرم افزار BPMS است؛ سیستم BPMS با ایجاد بستری منسجم و استاندارد برای طراحی، مدلسازی، خودکارسازی، مدیریت و بهبود فرایندها، امکان خودکارسازی فرایندهای مدیریت منابع انسانی را برای سازمان‌ها و کسب و کارها فراهم می‌کند، که این امر افزایش کارایی، افزایش سرعت و دقت فرایندها، کاهش هزینه‌های اجرای فرایندها و همچنین افزایش شفافیت آن‌ها را برای سازمان‌ها به همراه دارد. برخی از قابلیت‌های نرم‌افزار BPMS عبارت‌اند از:

• طراحی و مدلسازی فرایندها
• مدیریت و خودکارسازی فرایندها
• بهینه‌سازی و اصلاح فرایندها
• طراحی و استفاده از فرم‌های آنلاین
• یکپارچگی و اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
• فراخوانی اطلاعات و داده‌ها از سایر سامانه‌ها (مانند حضور و غیاب)
• گزارش‌گیری از فرایندها و اطلاعات و داده‌های موجود در آن‌ها

BPMN به معنای "مدل‌سازی نمودار فرآیندهای کسب و کار" است. BPMN اختصاری از "Business Process Model and Notation" یا مدل و نمایش فرآیندهای کسب و کار است. این استاندارد گرافیکی برای توصیف فرآیندهای کسب و کار در یک نمودار استفاده می‌شود و برای ارتباط و درک بهتر بین تیم‌های مختلف در سازمان‌ها مفید است.

BPMN ابزارهایی هستند که به شما امکان می‌دهند فرآیندهای کسب و کار خود را به صورت گرافیکی با استفاده از نمادها و علائم معینی که در استاندارد BPMN تعریف شده‌اند، مدل‌سازی کنید. این نرم‌افزارها امکاناتی را ارائه می‌دهند که به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کاری خود را به صورت مفهومی و قابل فهم برای همه اعضای سازمان مدل‌سازی و ارتقاء دهید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

ویژگی‌های مهم BPMN

گرافیکی و قابل فهم بودن: این نرم‌افزارها از نمادها و علائم گرافیکی استفاده می‌کنند که برای توصیف فرآیندهای کاری به طور واضح و قابل فهم استفاده می‌شوند.

قابلیت سهولت در مدل‌سازی: این ابزارها به شما امکان می‌دهند به سادگی فرآیندهای کاری خود را مدل‌سازی کرده و آنها را با دیگران به اشتراک بگذارید.

قابلیت توسعه و تغییر: BPMN باید امکاناتی برای تغییر و بهبود مدل‌های فرآیندهای کاری فراهم کنند.

امکان تولید خودکار مستندات: برخی از این نرم‌افزارها امکاناتی دارند که به شما کمک می‌کنند تا مستندات مربوط به فرآیندهای کاری خود را به صورت خودکار تولید کنید.

BPMN معمولاً از محیط‌های گرافیکی کاربرپسندی برخوردارند که به کاربران امکان می‌دهند با سهولت مدل‌سازی فرآیندهای کاری خود را طراحی و به اشتراک بگذارند.

طراحی و مدل‌سازی فرآیندها: این ابزارها به کاربران اجازه می‌دهند تا فرآیندهای مختلف کسب و کار را به صورت گرافیکی طراحی و مدل‌سازی کنند.

اجرا و اتوماسیون: BPMS قادر به اجرای خودکار فرآیندها با استفاده از قوانین و قواعد تعریف شده است. این بدان معناست که بسیاری از وظایف روتین و تکراری به صورت خودکار انجام می‌شود.

پایش و کنترل: BPMS به شما امکان پایش بهتر بر روی فرآیندهای کسب و کارتان را می‌دهد، که این به شما کمک می‌کند تا مشکلات را زودتر شناسایی و رفع کنید و عملکرد کسب و کار را بهبود بخشید.

گزارش‌گیری و تحلیل: این نرم‌افزارها قادرند به شما گزارشات مفید و تحلیل‌های جامع در مورد عملکرد فرآیندهای کسب و کارتان ارائه دهند که می‌تواند بهترین تصمیم‌گیری را برای بهبود آن‌ها فراهم کند.

به طور کلی، BPMS به شما کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب و کارتان را بهبود بخشیده و به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نرم‌افزار مدیریت ماشین‌آلات و تجهیزات بر پایه BPMS قابلیت‌هایی برای بهینه‌سازی، کنترل و مدیریت موثر تجهیزات در سازمان‌ها ارائه می‌دهد. در ادامه، به قابلیت‌های کلیدی این نرم‌افزار می‌پردازیم:

1. برنامه‌ریزی نگهداری پیشگیرانه و تعمیرات (PM)
این نرم‌افزارها امکان تنظیم برنامه‌های نگهداری پیشگیرانه را فراهم می‌کنند تا سازمان‌ها از خرابی‌های ناگهانی جلوگیری کنند و عمر تجهیزات را افزایش دهند. این قابلیت شامل ایجاد زمان‌بندی و اطلاع‌رسانی خودکار به کارکنان برای نگهداری دوره‌ای می‌شود.

2. ردیابی و مانیتورینگ بلادرنگ تجهیزات
امکان نظارت بر وضعیت لحظه‌ای تجهیزات و ماشین‌آلات، از جمله دما، زمان کارکرد، و دیگر پارامترهای کلیدی را فراهم می‌کند. این داده‌ها می‌توانند به مدیران کمک کنند تا وضعیت هر دستگاه را بررسی کرده و مشکلات را به سرعت شناسایی و رفع کنند.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

3. خودکارسازی درخواست‌های تعمیرات و ارجاع کارها
این نرم‌افزار فرآیندهای تعمیر و نگهداری را خودکار می‌کند و درخواست‌های تعمیرات را به تیم‌های مربوطه ارجاع می‌دهد. از این طریق زمان پاسخگویی کاهش یافته و فرآیند بهبود می‌یابد.

4. مدیریت موجودی قطعات و تجهیزات
نرم‌افزار به کاربران امکان می‌دهد موجودی قطعات یدکی را کنترل و نظارت کنند و در صورت نیاز سفارش دهند. این قابلیت به جلوگیری از کمبود قطعات و بهینه‌سازی هزینه‌ها کمک می‌کند.

5. تحلیل و گزارش‌گیری پیشرفته
ارائه گزارش‌های دقیق و تحلیل عملکرد تجهیزات و فرآیندهای نگهداری یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های BPMS است. مدیران می‌توانند با تحلیل داده‌ها تصمیمات بهتری بگیرند و برنامه‌های نگهداری را بر اساس شاخص‌های عملکردی (KPI) بهبود دهند.

6. مدیریت چرخه عمر تجهیزات
BPMS با ثبت تمامی اطلاعات و سوابق ماشین‌آلات، از جمله تاریخچه تعمیرات، عمر مفید و هزینه‌های نگهداری، به سازمان‌ها امکان می‌دهد که چرخه عمر تجهیزات خود را به طور موثر مدیریت کنند.

7. یکپارچگی با سایر سیستم‌های سازمانی
BPMS قابلیت یکپارچگی با سایر سیستم‌های ERP، CRM و نرم‌افزارهای مالی را دارد. این یکپارچگی منجر به هماهنگی و جریان داده‌ها در سراسر سازمان و بهبود روند تصمیم‌گیری می‌شود.

8. ارتقاء تجربه کاربری و تعامل تیمی
سیستم BPMS قابلیت ثبت و پیگیری تمام وظایف، ارجاعات و اقدامات انجام‌شده را داراست و این امر باعث افزایش تعامل و هماهنگی تیم‌ها در مدیریت ماشین‌آلات می‌شود.

از آنجا که بسیاری از سازمان ها این نرم افزار را به هر نحوی تهیه کرده اند، اما ممکن است زمان و یا نیروی متخصص ساخت فرآیندها در پروسس میکر را نداشته باشند، لذا گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به شما در پیاده سازی و ساخت فرآیندهای سازمان تحت این نرم افزار کمک کند. همچنین بسیاری از سازمان ها نیز ممکن است ساخت فرآیندها و فرم ها را در پروسس میکر تا حدی انجام داده باشند، اما برای استفاده های پیچیده تر که نیاز به برنامه نویسی بیش تری وجود دارد، به افراد متخصص تری در خارج از سازمان داشته باشند و در این حالت نیز می توانند از خدمات مدیریت فرآیند پارس استفاده نمایند.

لازم به ذکر است که ParsBPMS دارای سابقه پیاده سازی بیش از 500 فرآیند در حوزه های مختلفی از جمله بازرگانی خارجی، مدیریت اسناد مهندسی، مهندسی ساختمانی، مدیریت جلسات، تایم شیت و ارزیابی میزان کارکرد پرسنل، داوری و حقوقی، کلیشه سازی چاپ و ... تحت نرم افزار پراسس میکر (ProcessMaker) می باشد.

طراحی مدل BPMN فرآیند، طراحی فرم های پویا (Dynaforms)، انواع کدنویسی ها در فرآیند، طراحی دیتابیس در SQL یا MySQL و ذخیره سازی اطلاعات فرم ها و فرآیندها در آن نیز توسط تیم گروه مدیریت فرآیند پارس برای شما انجام خواهد گرفت.

همچنین گروه مدیریت فرآیند پارس می‌تواند به وسیله ماژول فارسی ساز پراسس میکر، این نرم افزار را برای شما فارسی سازی و شخصی سازی نماید.

• وب‌سرویس‌ها و API: استفاده از APIها برای تبادل اطلاعات به صورت خودکار بین BPMS (خرید BPMS)و نرم‌افزار حسابداری.
• پایگاه داده مشترک: استفاده از یک پایگاه داده مرکزی که هر دو سیستم به آن متصل باشند.
• استفاده از ابزارهای ETL: برای انتقال داده‌ها و انجام عملیات تبدیل و یکسان‌سازی.

 نکات مهم در ارتباط BPMS با حسابداری 

• انتخاب نرم‌افزارهای سازگار: اطمینان از این که هر دو نرم‌افزار از پروتکل‌ها و استانداردهای یکسانی برای تبادل اطلاعات پشتیبانی می‌کنند.
• امنیت داده‌ها: اطمینان از این که انتقال داده‌ها به صورت امن و با رعایت پروتکل‌های امنیتی انجام می‌شود.
• پشتیبانی و نگهداری: برنامه‌ریزی برای پشتیبانی و بروزرسانی منظم سیستم‌ها جهت حفظ سازگاری و عملکرد بهینه.

بهینه‌سازی فرآیندهای نگهداری و تعمیرات (PM): BPMS امکان پیاده‌سازی فرآیندهای نگهداری دوره‌ای و پیشگیرانه را فراهم می‌کند. این به جلوگیری از خرابی‌های ناگهانی و افزایش عمر ماشین‌آلات کمک می‌کند.

ردیابی و مانیتورینگ لحظه‌ای تجهیزات: امکان پیگیری وضعیت ماشین‌آلات و تجهیزات به‌صورت (Real-time) فراهم می‌شود. این ردیابی شامل وضعیت عملیاتی، نیاز به تعمیرات و دیگر اطلاعات مرتبط است.

خودکارسازی درخواست‌های تعمیر و نگهداری: درخواست‌های مربوط به تعمیرات یا نگهداری به صورت خودکار از طریق سیستم ثبت و به تیم‌های مربوطه ارجاع داده می‌شود. این کار موجب صرفه‌جویی در زمان و بهبود بهره‌وری می‌شود.

مدیریت و مستندسازی هزینه‌ها: BPMS امکان ثبت دقیق هزینه‌های نگهداری، تعمیرات و بهره‌برداری را فراهم می‌کند و به مدیران اجازه می‌دهد تا برآوردهای دقیق از هزینه‌ها داشته باشند.

بهبود تصمیم‌گیری با داده‌های دقیق  نرم افزار BPMS به دلیل قابلیت تجزیه‌وتحلیل داده‌های مربوط به عملکرد ماشین‌آلات و هزینه‌های مرتبط، به تصمیم‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کند. این داده‌ها شامل شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ماشین‌آلات نیز می‌شود.

یکپارچگی با سایر سیستم‌ها: این نرم‌افزارها اغلب با سیستم‌های ERP و دیگر سیستم‌های سازمانی یکپارچه می‌شوند تا داده‌ها و فرآیندها به صورت هم‌زمان و هماهنگ در سراسر سازمان اجرا شوند.

پیکربندی یک نرم‌افزار BPMS از مراحل کلیدی در فرآیند استقرار است که نقش مهمی در انطباق نرم‌افزار با نیازها و فرایندهای کسب‌وکار سازمان دارد. در اینجا چند مرحله مهم در پیکربندی یک نرم‌افزار BPMS را شرح می‌دهم:

تعریف فرایندها و گردش کارها:

در این مرحله، فرایندهای کسب‌وکار موردنیاز برای اجرا در نرم‌افزار BPMS تعریف می‌شوند. این شامل تشخیص و تعیین مراحل، گردش کارها، وظایف، مسئولیت‌ها و شرایط فرایندها است.

تعیین مدل داده‌ها و فرم‌ها:

در این مرحله، داده‌های موردنیاز برای هر فرایند، از جمله اطلاعاتی که باید وارد شود و خروجی‌هایی که باید تولید شوند، تعیین می‌شوند. همچنین فرم‌های مربوط به ورود داده‌ها و نمایش اطلاعات نیز طراحی می‌شود.

پیکربندی کاربران و نقش‌ها:

در این مرحله، کاربران و نقش‌های مختلف در نرم‌افزار مدیریت فرآیند تعیین می‌شوند و دسترسی‌ها و سطوح مجوزهای آن‌ها مشخص می‌شود. به عبارت دیگر، هر کاربر به نقش‌هایی مثل مدیر، اپراتور، یا کاربر عادی تخصیص داده می‌شود.

تنظیمات سیستمی:

این شامل تنظیمات عمومی سیستم نرم‌افزار BPMS است که شامل تنظیمات امنیتی، تنظیمات ایمیل، تنظیمات اطلاعیه و هشدار، و سایر تنظیمات سیستمی مرتبط است.

تنظیمات انتقال داده و اتصالات:

در این مرحله، اتصالات به سیستم‌های دیگر و انتقال داده‌ها بین این سیستم‌ها و نرم‌افزار BPMS پیکربندی می‌شوند. این اتصالات ممکن است از طریق API‌ها، وب سرویس‌ها، پروتکل‌های مختلف، یا حتی اتصالات دیتابیس باشند.

تنظیمات گزارش‌گیری و مانیتورینگ:

در این مرحله، تنظیمات مربوط به گزارش‌گیری و مانیتورینگ فرایندها در نرم‌افزار BPMS انجام می‌شود. این شامل تعیین نوع گزارش‌ها، دسترسی به گزارش‌ها، و پیکربندی داشبوردها و پیشخوان‌ها می‌شود.

آزمون و ارزیابی:

در انتهای پیکربندی، فرآیند آزمون و ارزیابی انجام می‌شود تا اطمینان حاصل شود که نرم‌افزار BPMS به‌خوبی پیکربندی شده است و به درستی عمل می‌کند.

این مراحل فقط یک چارچوب کلی برای پیکربندی یک نرم‌افزار BPMS هستند و به میزان و جزئیات نیازهای ویژه و شرایط سازمانی موردنظر بستگی دارد.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

نرم‌افزارهای BPMS (Business Process Management System) به شما کمک می‌کنند تا فرآیندهای کسب و کار خود را مدیریت، بهینه‌سازی و اجرا کنید، از جمله فرآیندهای مالی. در واقع، این نرم‌افزارها می‌توانند به شما در ساده‌سازی کدینگ مالی کمک کنند تا فرآیندهای مالی را بهبود بخشیده و بهینه‌تر اجرا کنید. این امر می‌تواند از طریق اتوماسیون فرآیندهای مالی، استانداردسازی فرآیندها، کاهش خطاها و افزایش بهره‌وری انجام شود.

برای ساده‌سازی کدینگ مالی با استفاده از نرم‌افزار BPMS، می‌توانید مراحل زیر را دنبال کنید:

تعریف فرآیندهای مالی:

ابتدا فرآیندهای مالی خود را که ممکن است نیاز به ساده‌سازی داشته باشند، تعریف کنید. این فرآیندها می‌توانند شامل صدور فاکتور، پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت حسابداری و غیره باشند.

تحلیل فرآیندها:

فرآیندهای مالی را به دقت تحلیل کنید تا بتوانید نقاط قوت و ضعف هر فرآیند را شناسایی کرده و مشکلات را حل کنید.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

طراحی فرآیندهای بهینه:

با استفاده از ابزارهای موجود در نرم‌افزار BPMS، فرآیندهای بهینه شده‌ای را طراحی کنید که به ساده‌سازی کدینگ مالی کمک کنند. این می‌تواند شامل اتوماسیون و استفاده از قالب‌های استاندارد برای کدینگ مالی باشد.

پیاده‌سازی و اجرا:

پس از طراحی فرآیندها، آن‌ها را در نرم‌افزار BPMS پیاده‌سازی کنید و اجرا کنید. اطمینان حاصل کنید که همه مراحل به درستی پیگیری می‌شوند و از امکانات ارائه شده توسط نرم‌افزار بهره ببرید.

مانیتورینگ و بهبود:

پس از اجرا، فرآیندهای مالی را مانیتور کنید و به دنبال مواردی باشید که ممکن است نیاز به بهبود داشته باشند. از بازخوردها و داده‌های موجود استفاده کنید تا فرآیندها را بهبود بخشید.

با انجام این مراحل و استفاده از امکانات نرم‌افزار مدیریت فرآیند، می‌توانید کدینگ مالی را ساده‌تر و بهینه‌تر انجام دهید و از فرآیندهای مالی بهتری برخوردار شوید.

شناسایی نیازها و اهداف سازمان

تحلیل نیازها: ابتدا باید نیازهای سازمان خود را شناسایی کنید. این شامل فهم فرآیندهای کسب‌وکاری که باید بهینه‌سازی شوند، اهدافی که می‌خواهید با استفاده از BPMS به دست آورید، و مشکلات فعلی است.

تعریف اهداف: اهدافی که از BPMS انتظار دارید، مانند افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها، بهبود شفافیت و کنترل فرآیندها را مشخص کنید.

ارزیابی قابلیت‌های BPMS

سهولت استفاده: سیستمی را انتخاب کنید که رابط کاربری ساده و کاربرپسندی دارد.

قابلیت‌های اتوماسیون: بررسی کنید که BPMS مورد نظر چقدر در اتوماسیون فرآیندها قوی است و آیا می‌تواند وظایف تکراری را به صورت خودکار انجام دهد.

انعطاف‌پذیری: سیستم باید توانایی پشتیبانی از تغییرات در فرآیندهای کسب‌وکار را داشته باشد.

گزارش‌دهی و تحلیل: BPMS باید قابلیت تولید گزارش‌های دقیق و تحلیل داده‌ها را داشته باشد.

ظرفیت یکپارچه سازی

یکی از عوامل کلیدی در انتخاب BPMS، انتخاب ابزاری است که دارای یکپارچگی بومی با سایر منابع فناوری مانند ECM (مدیریت محتوای سازمانی)، EDM (مدیریت الکترونیکی اسناد)، ERP (برنامه ریزی منابع سازمانی) و غیره باشد.

وجود دسترسی به تمام داده ها در یک ابزار به مشاغل اجازه می دهد تا از داده ها در فرآیندها استفاده کنند. به عنوان مثال، در فرآیند درخواست خرید، امکان ثبت نام تامین کنندگان و انتخاب آسان تر و خودکار آنها وجود دارد و تمامی داده های موجود در سیستم در صورت لزوم مورد استفاده قرار می گیرند.

مستندسازی و در دسترس بودن اطلاعات

همچنین اسناد ابزار مورد نظر و اطلاعاتی که در مورد نحوه استفاده از آن ارائه می دهد را ارزیابی کنید.

مهم است که منابع شامل درس های ویدیویی، مثال های استفاده و آموزش هایی باشد که نحوه استفاده از ویژگی های نرم افزار را نشان می دهد. کاربران باید در هنگام استفاده از سیستم بدون اتکای شدید به پشتیبانی فناوری اطلاعات، استقلال کافی داشته باشند.

بررسی تکنولوژی و پشتیبانی

آیا تامین کننده BPMS شما می تواند پشتیبانی لازم را برای استفاده از سیستم ارائه دهد؟ بررسی کنید که دسترسی به پشتیبانی IT تامین کننده چقدر آسان است، و آیا SLA (توافقنامه سطح خدمات) دارد یا خیر.

علاوه بر این، یادگیری یک سیستم ایده آل برای شرکت آسان است، بنابراین نمایندگان شرکت شما می توانند فرآیندها را بدون اتکا به تامین کننده مدیریت کنند.

تطابق با فناوری‌های موجود: مطمئن شوید که BPMS با سیستم‌ها و فناوری‌های موجود در سازمان شما سازگار است.

پشتیبانی و آموزش: بررسی کنید که آیا تامین‌کننده BPMS خدمات پشتیبانی و آموزش کافی ارائه می‌دهد.

هزینه‌ها و بودجه

هزینه‌های خرید و نگهداری: هزینه‌های اولیه و مستمر نرم افزار مدیریت فرآیند BPMS را بررسی کنید و مطمئن شوید که با بودجه سازمان سازگار است.

بازگشت سرمایه: تحلیل کنید که استفاده از BPMS چه میزان بازگشت سرمایه را به دنبال خواهد داشت.

بررسی نظرات و تجربیات کاربران

مطالعه نظرات کاربران: نظرات و تجربیات دیگر کاربران BPMS مورد نظر را بررسی کنید.

مطالعه موردی (Case Study): از مطالعات موردی استفاده کنید تا ببینید که چگونه BPMS در سازمان‌های مشابه پیاده‌سازی و استفاده شده است.

https://parsbpms.com/products/BPMS-ProcessMaker-Mobile-App

ارزیابی امنیت و تطابق با مقررات

امنیت: اطمینان حاصل کنید که BPMS دارای ویژگی‌های امنیتی قوی است.

تطابق با مقررات: بررسی کنید که آیا BPMS با مقررات و استانداردهای صنعتی و قانونی مربوطه مطابقت دارد یا خیر.

با دنبال کردن این مراحل، می‌توانید بهترین BPMS را برای سازمان خود انتخاب کنید که هم نیازهای شما را برآورده کند و هم به بهبود فرآیندهای کسب‌وکاری شما کمک کند.